Obejmowało ono zasięgiem działania powiaty: gostyński, kościański, leszczyński, rawicki i wolsztyński oraz wydzielone miasto Leszno. Ponadto w latach 1950-1953 sprawowało opiekę nad powiatem wschowskim, który w 1953 r. przeszedł pod nadzór utworzonego w tym roku Wojewódzkiego Archiwum Państwowego w Zielonej Górze.

Istotne zmiany przyniosła reforma administracyjna z czerwca 1975 r. W jej wyniku zlikwidowano powiaty oraz powołano wiele nowych województw, w tym województwo leszczyńskie. Do zmienionego podziału administracyjnego przystosowano także sieć archiwalną. Z dniem 1 lutego 1976 r. powołano- w miejsce zlikwidowanego Powiatowego Archiwum Państwowego w Lesznie- Wojewódzkie Archiwum Państwowe w Lesznie (zarządzenie nr 4 Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 21.01.1976 r. w sprawie utworzenia wojewódzkich archiwów państwowych). Obszarem działania leszczyńskiego Archiwum stało się województwo leszczyńskie, czyli południowo-zachodnia Wielkopolska oraz dotychczasowy powiat górowski i wschowski.

W 1983 r. wprowadzono ustawÄ™ o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. nr 38, poz. 173). Na jej podstawie zrezygnowano z nazwy wojewódzkie archiwum paÅ„stwowe, a wprowadzono krótszÄ… archiwum paÅ„stwowe. Od tego czasu leszczyÅ„skie archiwum nosi nazwÄ™ – Archiwum PaÅ„stwowe w Lesznie. Obszarem dziaÅ‚ania pozostaÅ‚o województwo leszczyÅ„skie (obecnie jest nim byÅ‚e województwo leszczyÅ„skie).

Archiwum przez wiele lat pracowaÅ‚o w trudnych warunkach lokalowych. W chwili powstania dysponowaÅ‚o tylko jednoizbowym lokalem przy ul. BolesÅ‚awa Chrobrego 32. Nie speÅ‚niaÅ‚ on żadnych wymogów stawianych obiektom archiwalnym. Traktowano go jako siedzibÄ™ tymczasowa. W 1962 r. leszczyÅ„skie Archiwum podjęło starania o poprawÄ™ sytuacji lokalowej przez rozbudowÄ™ swojej dotychczasowej siedziby. Opracowano dokumentacjÄ™ technicznÄ… nowego obiektu, ale do realizacji zamierzenia nie doszÅ‚o z przyczyn formalnych. Na proÅ›bÄ™ Archiwum wÅ‚adze miejskie Leszna postanowiÅ‚y wówczas oddać na jego potrzeby sÄ…siedni budynek dawnego gimnazjum gminy ewangelicko-reformowanej, zbudowany okoÅ‚o 1714 r. Pierwszy przydziaÅ‚ lokali w tym obiekcie Archiwum otrzymaÅ‚o w 1965 r., a ostatni w 1981 r. Po 1990 r. – z powodu koniecznoÅ›ci przejÄ™cia dużych iloÅ›ci materiałów archiwalnych likwidowanych jednostek organizacyjnych – budynek przy ul. BolesÅ‚awa Chrobrego okazaÅ‚ siÄ™ za maÅ‚y na potrzeby Archiwum. RozpoczÄ™to starania o nowÄ… siedzibÄ™, zakoÅ„czone pomyÅ›lnie dopiero w 2000 r. WÅ‚adze miejskie Leszna wyraziÅ‚y wtedy gotowość do przekazania Archiwum- w zamian za obiekt przy ul. BolesÅ‚awa Chrobrego 32- wiÄ™kszego budynku przy ul. Solskiego 71. Po przeprowadzeniu prac adaptacyjnych, oddano go do użytku w październiku 2002 r.

W pierwszych latach istnienia Powiatowe Archiwum Państwowe w Lesznie zajmowało się jedynie nadzorem nad archiwami zakładowymi, zabezpieczaniem archiwaliów w zakładach pracy, przejmowaniem ich oraz przekazywaniem do zasobu Archiwum Państwowego Miasta Poznania i Województwa Poznańskiego w Poznaniu. Dopiero w 1957 r. Powiatowe Archiwum Państwowe w Lesznie, podobnie jak inne archiwa państwowe tego szczebla, otrzymało prawo do wieczystego przechowywania materiałów archiwalnych. Otwarło to drogę do tworzenia własnego zasobu archiwalnego. Już w końcu 1961 r. Powiatowe Archiwum Państwowe w Lesznie posiadało 179 zespołów akt, liczących 19896 jednostek inwentarzowych. Później zasób szybko się powiększał. W 1975 r. liczył 236 zespołów akt (60491 jednostek inwentarzowych), w końcu 1995 r. 666 zespołów i zbiorów akt (90163 jednostki inwentarzowe), a na koniec 2002 r. zasób wzrósł do 758 zespołów (106249 jednostek inwentarzowych). W zasobie Archiwum znajdują się obecnie akta od końca XVIII w. do czasów współczesnych. Są to materiały archiwalne wytworzone przez administrację ogólną, samorząd terytorialny, administrację specjalną, komisje wyborcze, zespół poselski, wymiar sprawiedliwości, banki, kasy oszczędności, przedsiębiorstwa i instytucje gospodarcze, szkoły i zakłady wychowawcze, instytucje kulturalne, fundacje, gminy wyznaniowe, partie polityczne, związki zawodowe, organizacje społeczne, kulturalne, sportowe i zawodowe. Dużą wartość ma również księgozbiór, liczący około 4 tys. woluminów książek i czasopism. W księgozbiorze znajdują się wydawnictwa z zakresu archiwistyki i archiwoznawstwa, historii, prawa administracyjnego, bibliografie, encyklopedie, słowniki, czasopisma urzędowe, naukowe i popularnonaukowe oraz dzienniki.

Zasób archiwalny jest opracowany w około 65%. Od kilku lat opracowywanie zasobu odbywało się komputerowo w bazie danych IZA, a od roku 2014 odbywa się w Zintegrowanym Systemie Informacji Archiwalnej (ZoSIA).

Gromadzenie zasobu archiwalnego wiÄ…zaÅ‚o siÄ™ z prowadzeniem wielokierunkowej dziaÅ‚alnoÅ›ci na tzw. przedpolu archiwalnym, czyli w zakÅ‚adach pracy podlegajÄ…cych w sprawach archiwalnych nadzorowi Archiwum (obecnie sÄ… to archiwa zakÅ‚adowe paÅ„stwowych i samorzÄ…dowych jednostek organizacyjnych). W pierwszych latach istnienia Powiatowe Archiwum PaÅ„stwowe w Lesznie przeprowadzaÅ‚o przede wszystkim kontrole archiwów zakÅ‚adowych i skÅ‚adnic akt. MiaÅ‚o to na celu zabezpieczenie przed zniszczeniem archiwaliów ocalaÅ‚ych z pożogi wojennej. Później doszÅ‚y inne czynnoÅ›ci: wydawanie zezwoleÅ„ na niszczenie dokumentacji niearchiwalnej, czyli akt kategorii B, ekspertyzy archiwalne, uzgadnianie i zatwierdzanie instrukcji kancelaryjnych, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziaÅ‚ania archiwów zakÅ‚adowych oraz rzeczowych wykazów akt, organizowanie szkoleÅ„ kancelaryjno – archiwalnych, konsultacje oraz lustracje archiwów zakÅ‚adowych.

Natomiast udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej zapoczątkowano w 1958 r. Wśród korzystających byli (i są nadal) pracownicy naukowi, studenci, regionaliści, osoby zainteresowane genealogią rodzinną, przedstawiciele zakładów pracy. Równolegle prowadzi się udostępnianie pośrednie, polegające na wydawaniu reprodukcji dokumentów, zaświadczeń oraz uwierzytelnionych odpisów i wypisów.

Mimo nielicznej kadry, Archiwum Państwowe w Lesznie niemal od początku istnienia prowadziło działalność naukową. Przez blisko dziesięć lat (1977-1986) działał w Archiwum Regionalny Zespół? Badawczy, zajmujący się publikacją źródeł archiwalnych i opracowywaniem kalendarium miasta Leszna od czasów najdawniejszych do współczesnych. Ponadto archiwiści wygłaszali referaty i komunikaty na sesjach, zebraniach i konferencjach naukowych, organizowanych przez różne instytucje i towarzystwa. Wiele czasu poświęcano również publikacji źródeł archiwalnych oraz opracowywaniu i publikowaniu prac z zakresu archiwoznawstwa i historii regionu. Ukazywały się one w zbiorowych monografiach i samoistnych publikacjach oraz w formie artykułów, zamieszczanych w różnych czasopismach, np.: Roczniku Leszczyńskim, Przyjacielu Ludu, Kronice Wielkopolski, Pamiętnikach Miłośników Ziemi Kościańskiej, Życiu Nadobrza i Panoramie Leszczyńskiej. Niektóre opracowania Archiwum wydawało we własnym zakresie. Były to przede wszystkim informatory o zasobie archiwalnym.

Archiwum organizowało samodzielnie lub we współpracy ze szkołami i instytucjami kulturalnymi wystawy i pokazy archiwaliów, prelekcje, przyjmowało wycieczki, zwłaszcza uczniów szkół różnych stopni, współpracowało z redakcjami lokalnej prasy, radia i telewizji. Samych wystaw urządziło (samodzielnie lub na prawach współorganizatora) około 40. Do ciekawszych należały: Archiwum pamięci narodu (1979), W 70-lecie odzyskania niepodległości przez Polskę (1988), Jan Amos Komeński w Lesznie (1992) oraz Miasto Leszno w archiwaliach (1997).

Zadania archiwów państwowych, a zatem także Archiwum Państwowego w Lesznie, określa art. 28 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (tj. Dz. U. z 2011 r., nr 123, poz. 698 z późniejszymi zmianami).

Zgodnie z ustawą do zadań archiwów państwowych należy w szczególności:kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego /między innymi przez przejmowanie do Archiwum na wieczyste przechowywanie materiałów archiwalnych, czyli dokumentacji o wartości historycznej,ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie zasobu archiwalnego /prowadzenie ewidencji posiadanego zasobu archiwalnego, opracowywanie inwentarzy i innych pomocy archiwalnych do zespołów, udostępnianie posiadanego zasobu archiwalnego w pracowni naukowej/,kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych, w składnicach akt oraz jednostkach organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym /kontrole i lustracje archiwów zakładowych, wydawanie zezwoleń na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, ekspertyzy archiwalne, zatwierdzanie i opiniowanie instrukcji kancelaryjnych, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz rzeczowych wykazów akt, szkolenia archiwistów zakładowych, konsultacje/,
wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów, prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin pokrewnych,
popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej /między innymi organizacja wystaw, przyjmowanie wycieczek szkolnych, opracowywanie informatorów o zasobie/.

Archiwum zajmuje się również zabezpieczanie dokumentacji osobowo-płacowej likwidowanych zakładów pracy. Ustawa z dnia 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2002 r., nr 241, poz. 2074) wprowadziła regulacje prawne odnośnie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. W myśl przepisów przechowywaniem takiej dokumentacji mogą zajmować się, obok prywatnych przedsiębiorców, Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, związków rewizyjnych spółdzielni i Krajowej Rady Spółdzielczej, również archiwa państwowe.